Negli ultimi anni i processi di sviluppo locale, che riguardino singoli progetti o articolati piani d’azione, pongono un’attenzione crescente alle
modalità con le quali le iniziative vengono definite dal territorio in
questione. Ad un approccio “bottom – up” in cui spesso si hanno pochi soggetti
che decidono “dall’alto” per conto di una realtà più ampia, si sta sostituendo
sempre più un metodo “dal basso”, che mira a tenere in debita considerazione la
dimensione del confronto tra i diversi attori coinvolti (non solo i decisori ma
tutti coloro che possono portare un’idea o un contributo sul tema in questione),
per promuovere soluzioni che si fondino su scelte il più possibile condivise e
consapevoli.
Il confronto e la condivisione sono elementi che certamente
arricchiscono i progetti e che contribuiscono a rafforzarne le fondamenta; tuttavia,
possono generare dinamiche e situazioni non sempre facili da gestire.
Punti di vista differenti, incomprensioni (anche derivanti
da situazioni pregresse) o tentativi di far prevalere una parte sull’altra,
possono compromettere la bontà del processo di ascolto e di rafforzamento delle
proposte progettuali.
Per scongiurare il rischio di tali situazioni, esistono a
supporto delle pubbliche amministrazioni impegnate in percorsi di
coprogettazione strumenti e le tecniche di facilitazione per la gestione di
riunioni e processi negoziali: si tratta di metodi e strumenti utilizzati per
migliorare l'efficacia e l'efficienza delle riunioni e delle negoziazioni.
Questi strumenti aiutano a creare un ambiente collaborativo, a garantire che
tutti i partecipanti possano contribuire e a raggiungere decisioni o accordi in
modo più strutturato e produttivo.
Gli strumenti e le tecniche possono essere molteplici, e
vanno valutate in base al contesto, al numero di soggetti coinvolti e agli
obiettivi che si vogliono raggiungere.
Tra gli strumenti i più comuni, spesso adottati a supporto
dei processi di sviluppo locale si possono indicare:
Lavagne (fisiche o digitali) e Post-it, utilizzati per
raccogliere idee, fare brainstorming e visualizzare i punti principali della
discussione,
Software di collaborazione online, spesso ad accesso
gratuito, che permettono ai partecipanti di collaborare in tempo reale, anche a
distanza,
Diagrammi di flusso e mappe mentali, che aiutano a
visualizzare processi, idee e connessioni tra concetti,
Timer, da utilizzare per gestire il tempo e assicurarsi che
ogni argomento riceva l'attenzione necessaria senza eccedere nei tempi
previsti.
L’utilizzo di questi strumenti si abbina a tecniche di facilitazione,
quali:
Brainstorming, per generare idee in modo creativo e senza
giudizi, stimolando la partecipazione di tutti,
Metaplan, che prevede l’utilizzo di schede o cartoncini su
cui i partecipanti scrivono le loro idee e le attaccano su una lavagna per
discuterle insieme,
Mind Mapping, per la creazione di mappe mentali per
organizzare visivamente le informazioni e facilitare la comprensione e la
memoria,
SWOT Analysis, per l’identificazione condivisa di punti di
forza, debolezze, opportunità e minacce per valutare una situazione o una
decisione,
La varietà degli approccio è molteplice e può essere modulata,
in base al contesto nel quale si intende interagire, ad esempio per pianificare
l'ordine del giorno di una riunione, per gestire le discussioni, prendere
decisioni, e assicurarsi che le riunioni siano produttive e focalizzate sugli
obiettivi.
L’obiettivo è quello di favorire i processi negoziali,
aiutando a gestire conflitti, trovare punti comuni, costruire consenso e
negoziare soluzioni che soddisfino tutte le parti coinvolte.
Utilizzare questi strumenti e tecniche permette di
migliorare la comunicazione, incrementare la partecipazione attiva e
raggiungere risultati più efficaci nelle riunioni e nei negoziati.
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